Claves para preparar un seminario online perfecto

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En la actualidad los departamentos de negocio operan en un entorno nuevo y se enfrentan a las necesidades del los clientes potenciales. Organizar, gestionar y controlar una cartera de clientes con éxito es una de las tareas más complejas que existe en la actualidad. Pero no es solo la única. Otro de los principales retos de los vendedores del siglo XXI es la necesidad de captar leads cualificados, y una manera que está irrumpiendo con fuerza en los últimos tiempos es a través de aportar valor mediante un seminario online (webinar).

Un webinar es una videoconferencia, pero sin sus limitaciones tradicionales. Esta herramienta es una poderosa fuente de captación de oportunidades de negocio. Pero en realidad ¿sabes cómo te puede ayudar a captarlos? Si la respuesta a esta pregunta es negativa, te recomiendo que continúes atento a las siguientes líneas.

11 claves para crear el seminario online perfecto

1- Determinar qué herramientas vas a utilizar para la realización del seminario online

Las aplicaciones más potentes, muy utilizadas por las empresas que buscan potenciar sus ventas, son WebEx, GoToMeeting, o join.me. Lo primero que debes cerciorarte es que cuando establezcas una primera cita con un cliente potencial, asegúrate de que tiene descargado el programa para realizar el webinar.

Un consejo: debes probar con tiempo de sobra que el enlace a la aplicación funciona correctamente, y en caso de que no, tienes que reformular un plan B que te permita no alterar la reunión (sesión a través de Skype, Google Hangouts,…).

2- Definir los objetivos

La primera cuestión que se debe plantear es para qué quieres hacer un webinar y cuáles son los objetivos del mismo: ¿aportar valor a tu buyer persona? ¿Qué tus usuarios conozcan las herramientas necesarias para escalar en su modelo de negocio?

Una vez analizado este punto, llega el momento de analizar qué información necesitan tus clientes potenciales y consumidores, cuáles son sus principales problemas y cómo puedes ayudarles a resolverlos.

3- Trata de averiguar qué dispositivo van a utilizar los asistentes para conectarse al webinar

Si planean utilizar smartphone o tablet, debes recordarles que tienen que descargar la aplicación antes del inicio de seminario online.

4- Cuida los detalles de tu seminario online

Dependiendo de qué herramienta utilices para impartir el seminario online, el proceso específico para establecer la conferencia variará, aunque hay algunos puntos comunes que has de tener en cuenta:

– Elija la opción que permite a ambas partes comunicarse entre sí. Por ejemplo, GoToMeeting ofrece una opción «GoToWebinar» que permite que hasta 100 participantes se unan (cuidado, estos usuarios son silenciados automáticamente).

Utilice un título con gancho para el seminario online.

– Introduzca la fecha y la hora correctas (si tu buyer persona pertenece a varios ámbitos geográficos, debes ser consciente de las diferencias horarias).

– Hazte el anfitrión. Esto te permitirá compartir la pantalla y editar la información del webinar (en el caso de que sea necesario).

 

seminario online

 

5- Envía la invitación a los asistentes confirmados

Una vez creada la sesión, el sistema mostrará el enlace, el código de la conferencia, y la información relevante. Es el momento de enviar toda esta información a tu cliente. Si la herramienta no genera automáticamente las instrucciones para unirse (casi todas lo hacen), escribe una frase con la información necesaria para que el usuario se conecte correctamente.

Recuerda que a la hora de automatizar la acción, enviaras varios correos electrónicos con diferentes recordatorios. En estos emails debes hacer hincapié en el título de correo electrónico (muy descriptivo), el tema de la reunión, la fecha, la hora,…

6- Crear un calendario compartido

Además de enviar por correo electrónico los enlaces al seminario online, debes crear un calendario para que el asistente no tenga que buscar en su bandeja de entrada el enlace cada vez que quiera consultar algo. Este calendario recordará de forma automática a los usuarios cuando llegue el momento de unirse al seminario online.

7- Unirse a la reunión con tiempo

Como administrador del seminario online tienes una reputación que mantener ¿A qué no quedaría serio que estuvieran varios asistentes ya conectados y el administrador no? Como responsable, debes ser el encargado de que todo funcione correctamente. Tu usuario no debe ser molestado por cualquier problema técnico que surja a la hora de desarrollar el seminario online.

Si estás utilizando una función de audio o VoIP, conecta el auricular y habla por el micrófono para asegurarte de que tu público será capaz de escucharte (la mayoría de las herramientas mostrarán unos niveles de voz ascendentes o descendentes para dar una indicación visual del audio). Ajusta los niveles si es necesario. Chequee también que es capaz de compartir su pantalla.

8- Dar la bienvenida a los asistentes

Si la plataforma para el desarrollo de tu seminario online tiene activada la función de chat, es muy útil escribir una breve bienvenida en el cuadro de mensajes. Deja claro a los usuarios que pueden utilizar ese canal para cualquier pregunta o duda.

9- Una vez que todos los asistentes se han unido, compartir la pantalla

Antes de comenzar el seminario online, es una buena práctica comprobar que todos los asistentes, te escuchan correctamente y visualizan tu pantalla.

10- Graba el webinar

La grabación del seminario online te permitirá que puedas colgarlo en tus sitios web, redes sociales,… aumentando la posibilidad de captar nuevas oportunidades de negocio.

11- Si hay complicaciones, que no cunda el pánico

Por mucho tiempo y dedicación que hayas invertido, siempre existe la posibilidad de que hayan complicaciones. Tu ordenador se bloquea, el audio deja de funcionar, el vecino de al lado pone la música a todo trapo,…

Lo mejor que puedes hacer en estas situaciones es mantener la calma. Todo el mundo ha tenido problemas tecnológicos en algún momento. Hacer una broma para disipar la frustración, mientras tratas de recuperar la normalidad, te ayudará a capear el temporal. Si tras 3 o 4 minutos, no has conseguido subsanar los fallos, debes abortar el seminario online (y mirar si buscarle otra fecha,…).

En definitiva, los webinars se están destapando como métodos de captación de leads más eficaces que otras estrategias ¿qué otras cosas piensas que son fundamentales para crear el seminario online perfecto?


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