¿Cómo crear el workflow perfecto en Hubspot?

Pese a que cualquier campaña de Inbound Marketing está orientada hacia 4 KPIs: visibilidad, captación, conversión y fidelización, es cierto que muchas de las acciones más relevantes están relacionadas con 2 fases concretas: captación y conversión. Y es que, dentro del marketing de atracción, existen 2 reglas de oro para conseguir resultados tangibles: generar una base de datos cualificada y educar a esa base de datos (a través de un proceso de lead nurturing) para que acaben haciendo la acción que realmente queremos que realice. Para conseguir este segundo objetivo, es necesario diseñar Workflows adaptados a las necesidades de nuestro buyer persona ¿Quieres saber cómo hacerlos con Hubspot?

El proceso de nurturing suele arrancar tras una primera interacción del cliente potencial con nuestra empresa. Una descarga de un ebook gratuito, la suscripción al blog corporativo (tras haber visualizado un contenido de valor,…), los métodos para generar esa primera interacción son de diversa índole, pero la materialización es siempre igual: el cliente potencial rellena un formulario (dependiendo de lo que ofrezcamos, el formulario tendrá más o menos campos).

Tras el primer contacto, se desencadenan una serie de acciones (relacionadas con el Inbound Marketing y la automatización) que tienen un objetivo definido: que el usuario avance a través del funnel de ventas para conseguir cerrar la conversión (después buscaremos fidelizarlo, para que se convierta en evangelizador de nuestra marca).

Para garantizar el éxito del este proceso, que consiste en que un contacto se acabe convirtiendo en embajador de nuestra marca (pasando por diferentes estadios), se necesita de un componente técnico de gran potencia. En este punto, entran en juego las plataformas de automatización. Existen diferentes modelos en el mercado (te recomiendo este ebook sobre las 10 mejores herramientas de Marketing Automation? En este caso, como vamos a hablar de creación de Workflows, vamos a hacer hincapié en Hubspot, sin duda la más completa en este sentido.

¿Cómo crear el Workflow perfecto en Hubspot?

– La importancia de la estructura de un Workflow

Una vez ya hemos decidido los activos que van a componer nuestro Workflow, es el momento de empezar a crearlo. Lo primero que debemos hacer es decidir cuál será la propiedad o condición que desencadenará el proceso de interacción con el cliente potencial.

Para asignarla, entramos en la herramienta de Hubspot, la sección Contacts / Workflow / Create a new Workflow y elegimos entre las 3 opciones que nos ofrece el software para crear un Workflow:

workflows1

La opción más común es la nombrada como Standard. Esta propiedad permite agregar a los usuarios, de manera automatizada, en función de 4 indicadores:

  • Si han entrado en una smart list.
  • Si han rellenado un formulario.
  • Si han visitado una landing page determinada.
  • Si tienen un valor determinado en una de sus propiedades.

Esta función también ofrece la posibilidad de añadir usuarios de forma manual. ¿Cómo hacerlo? Muy sencillo, visitamos la página del contacto que estamos interesados en agregar, y seleccionamos en el menú de la izquierda, el apartado Workflows. Una vez dentro, tenemos que seleccionar el Workflow correspondiente y hacer clic en Enroll contact.

WORKFLOWS2Una vez hemos creado el Workflow, y seleccionado cómo van a entrar los contactos, llega el momento de crear las acciones que se van a realizar ¿Quieres saber cuáles son las más frecuentes?

  • Delay. Se utiliza para añadir un intervalo temporal entre las acciones. Por ejemplo, para mandar emails al usuario enrolado en el Workflow, es necesario dejar varios días entre mail y mail.
  • If/Then branch. Se trata de una función que permite añadir un cierto grado inteligencia artificial al Workflow. Si quieres más información, continúa leyendo el artículo y verás una explicación más detallada.
  • Send an email. Esta opción se utiliza para enviar un email al contacto. Por ejemplo, si un usuario se ha descargado un activo online de la primera fase del funnel de ventas (Awaraness), más tarde estará listo para recibir información con un contenido de carácter más comercial.
  • Send internal email y Send internal SMS. Una función indispensable para que los miembros del equipo que estén interesados en saber que un lead ha llegado a una determinada fase del Workflow lo sepan en tiempo real.
  • Set a contact property value. Se utiliza para añadir una determinada propiedad al contacto, como por ejemplo marcar un lead usando la propiedad Lifecycle stage y cambiándola por la de Marketing Qualified Lead (MQL).
  • Set a company property value. Es similar a la anterior, con la diferencia de que se pueden cambiar las propiedades de las compañías, no de los leads.
  • Add to/remove from a list. Permite agregar y borrar contactos en statics lists. El principal valor añadido es que esta propiedad permite crear una lista de contactos más compleja, que no se podría crear a través de segmentaciones por propiedades.
  • Increment a numeric property value. Se utiliza para modificar propiedades con valores numéricos.
  • Copy a contact property value.  Se emplea para coger el valor de una propiedad específica (source property) y copiarlo en el valor de otra propiedad (target property).
  • Clear a contact property value. Es similar a Set a contact property value, con la diferencia de que se puede suprimir el valor de propiedad (cuando segmentamos las listas de contactos mediante una propiedad, podemos hacerlo indicando el valor de la misma, o indicando la existencia o no de la propiedad).
  • Trigger a webhook. Esta funcionalidad avanzada sirve para ejecutar una llamada a una API, o a un servicio web. Muy práctico para integrar la gestión de la relación con el cliente (customer relationship management o CRM), actualizar los datos de un contacto,…

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No hay límite de acciones a crear en un Workflow (lo que la imaginación nos ofrezca), pero cuidado, no por más acciones creadas, el Workflow va a conseguir aportar más valor (reflexiona bien los pasos que realmente quieres que realicen los usuarios enrolados en tu Workflow).

La lógica condicional, tu principal aliado para crear Workflows en Hubspot

Uno de los principales valores añadidos que ofrece la herramienta de Hubspot, en la creación de Workflows, es la incorporación de la lógica condicional al trabajo de captación y calificación de leads, la herramienta de Hubspot tenía una gran carencia dentro del proceso de nurturing, con los contactos que no cumplían con los requisitos establecidos de un Workflow concreto.

Y es que, si se buscaba efectuar alguna acción diferente con estos contactos, era necesario diseñar otro Workflow diferente. Conclusión: tenemos varios procesos paralelos abiertos encaminados a la consecución de un mismo objetivo. La implementación de la lógica condicional en Hubspot resuelve este problema, ya que permite unificar todas las acciones de captación y cualificación de leads para un mismo objetivo ¿Quieres saber cómo funciona?

– Para dividir el flujo de trabajo en 2 caminos, en función de si tus oportunidades de negocio cumplen o no una condición debes utilizar la opción “If/then” en el paso que quieras bifurcar. Una vez realizada la acción, tendrás 2 opciones: Yes, para trabajar con los contactos que sí han cumplido el requisito, y No, para los leads que no se ajusten a la condición. El listado de requisitos que puedes seleccionar es el siguiente:

  • Email
  • Formularios de contacto (form submission)
  • Páginas visitadas (page view)
  • Inclusión en una lista (list membership)
  • Propiedad del contacto (contact property)
  • Asistencia a un evento (completed an event)

Cuidado, No hay que volverse locos, a veces, lo simple es mucho más eficaz. Entonces ¿Cuándo debemos utilizar la lógica condicional para crear Workflows en Hubspot? Fácil: cuando con el Workflow diseñado nos queremos dirigir a un único segmento, y conseguir un único objetivo.

Hubspot es uno de las principales herramientas de Marketing Automation, pero no es la única. Si quieres saber que software de automatización se adapta a las necesidades de tu modelo de negocio, haz clic aquí, y descárgate el Ebook gratis: “Las 10 mejores plataformas de Marketing Automation”. De todas formas, si lo que buscas es una estrategia personalizada para conseguir diferenciarte de tu competencia, haz clic aquí, y un experto en campañas Inbound Marketing se pondrá en contacto contigo.

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