¿Cómo hacer eventos digitales? Alternativas para la industria

¿Webinar? ¿Conferencias digitales? ¿Streaming? ¿Quién no ha escuchado hablar de estas palabras a estas alturas.

Bienvenido a la digitalización express de la mayoría de empresas del sector Industrial.

A día de hoy, seguro que tienes el email repleto de invitaciones a webinars, eventos digitales o ferias virtuales a las que asistir.

¿Qué está pasando? ¿De dónde viene el interés por los eventos digitales?

Muy sencillo. Lo que antes era una alternativa, ha pasado a ser una necesidad y muchas empresas del sector industrial se han visto obligadas a digitalizarse a marchas forzadas para seguir manteniendo esos contactos habituales con clientes y partners. Los eventos a distancia han pasado a ser una parte core de cualquier empresa industrial. La alternativa, era parar máquinas, desaparecer del radar y enfrentarse a una situación que de no ser por los eventos digitales, habría causado aún más brecha en las cuentas de resultados.

Este nuevo entorno económico-empresarial ha venido para quedarse. De ahí que las personas responsables de negocio, empiecen a cuestionar los formatos tradicionales, viendo un gran potencial en la digitalización de los eventos y las comunicaciones con clientes en entornos industriales. Sobre todo en negocios B2B donde los costes de asistir o exponer una feria, no tienen nada que ver con los costes de realizar este tipo de acciones en formato online.

¿Y tú? ¿Has asistido recientemente a un evento digital?

Seguro que tienes en mente ese webinar especial al que asististe y te marcó. En pocos minutos una persona muy profesional y experta en un tema concreto, te explicó de forma cercana y a través de una pantalla aquello que deseabas conocer.

Es en este punto, donde nuestra mente hace “click”, se activan los neuroconectores y nuestra vocación hacia Business piensa en todo lo que estas acciones podrían hacer por nuestra empresa.

Seguro que sigues recibiendo correos de aquel webinar que ya no son de agradecimiento, sino de producto o push hacia un contacto comercial.

Pero… ¿qué es lo que hace de un evento digital industrial, una acción exitosa para las relaciones comerciales?

A diferencia de los eventos físicos, en el canal digital podemos contar con una inversión muy reducida en comparación a una feria o un evento presencial y además, contamos con la gran ventaja de que todo es medible, predecible y escalable, sabiendo exactamente qué está pasando en cada momento y qué palancas activar.

Si a esto le sumas una estrategia previa de acciones automatizadas, un proceso de difusión y nurturing durante el evento y una continuidad de acciones post evento, es mucho más fácil ampliar la efectividad de acciones. Lo potente de los eventos digitales es la continuidad de la acción, que muchas veces, en el terreno físico no tienen continuidad más allá de un email de agradecimiento o una llamada personal.

¿Te imaginas poder utilizar las acciones, demos o conversaciones que tu equipo comercial ha tenido en una feria física en piloto automático?

Según Johny Boufarhat, CEO de Hopin (plataforma especializada en la digitalización de eventos) casi un 90% de lo que actualmente hacemos en un evento físico industrial, se puede reproducir mediante técnicas digitales.

Además, este contenido digitalizado se puede utilizar más de una vez dándole continuidad, dejándolo accesible en nuestra web y apoyado en seo, para que siga creando oportunidades de negocio.

Esto nos lleva a la siguiente pregunta:

¿Cómo podría implementar eventos a distancia y con éxito en mi empresa?

Para conseguirlo, entran en juego diferentes variables: objetivo, formato, soporte, tecnología utilizada… pero todo tiene un común denominador, la estrategia.

Lo que tenemos que tener claro es que el formato presencial cambia y pasa a un formato digital, donde las interacciones pasan a ser mediante inputs sonoro-visuales en una pantalla.

El aforo de una sala deja de ser un problema y nuestra difusión se puede estar haciendo desde una sala de juntas de la empresa, una línea de producción o el salón de casa y estar transmitiendo en todo el mundo con miles de asistentes.

Tradicionalmente se han generado los siguientes tipos de eventos dentro del sector industrial, y todos ellos son replicables en formato digital:

  • Ferias
  • Lanzamientos de nuevos productos
  • Presentaciones de funcionalidades de producto
  • Talleres para aprender el uso de nuestro producto
  • Eventos enfocados a Captación de Nuevos Clientes
  • Eventos para la Fidelización de Clientes
  • Eventos de Push para la venta
  • Meetings one to one

Desde Increnta hemos desarrollado todas estas acciones de forma digital, para evitar el apagón total. Además, te vamos a enseñar las estrategias contrastadas que todo CEO, Gerente de Ventas o Responsable de Marketing querría poder implementar en su empresa industrial para potenciar y maximizar el ROI, para que lo puedas adaptar a los recursos y necesidades con los que cuentas actualmente.

¿Tienes tu doc apunto para copiar y pegar? ¡Perfecto! vamos a verlo:

¿Calidad o Cantidad? Las dos caras de la moneda en los eventos digitales industriales.

Si queremos fomentar la interacción entre los participantes, lo mejor son eventos online reducidos con poca gente y muy selecta. Es lo que denominamos eventos online enfocados a Calidad.

Si nuestra intención es realizar un evento industrial en remoto que aglutine a mucha gente, hablamos de eventos digitales enfocados a Cantidad. En este caso, la interacción es del público es muy baja, pero existen algunos trucos como redireccionar tráfico hacia Twitter, o habilitar un chat de preguntas (que responderemos a modo de entregable y que enviaremos vía email), que nos ayudarán a darle continuidad a nuestro evento, aportando un valor extra a los asistentes.

Esto será clave para definir la tecnología con la que vamos a realizar el evento digital, la duración y la estrategia pre, durante y post, que aseguren la continuidad de la acción y maximice el retorno de la inversión.

5 puntos clave para diseñar un evento digital industrial de éxito

Siempre partiremos del buyer persona objetivo hacia el que queremos dirigir el evento digital. Este buyer persona, pueden ser CEOs, técnicos industriales, especialistas en logística y aprovisionamiento, directores de compras de tu segmento de mercado…

Para conseguir captar su atención y que nos valoren como una opción potente e interesante entre otros eventos digitales, pensaremos qué podemos hacer y cómo lo vamos a comunicar. Estos van a ser los 5 puntos clave para diseñar tu evento:

1. Define tu promesa

¿Cómo puede tu empresa resolver el problema de tu Key Decissor? Tu evento online debe explicar paso a paso el beneficio de tu marca y cómo cubrirá sus necesidades más inmediatas, y lo más importante, siempre has de cumplir tu promesa.

2. Ofrece contenido de valor

Da acceso a este contenido y otros muchos materiales a tus usuarios de manera gratuita, demostrarás tu compromiso con su causa.

3. Muestra tu autoridad

Debemos presentarte como el líder en la materia, humanizarte y mostrarte como alguien cercano, pero con la autoridad suficiente para impartir el temario. Con un tono cercano y un mensaje profesional construiremos una relación sólida.

4. De profesor a vendedor

Has cumplido tu promesa, has ofrecido contenido de valor a tus usuarios y has generado una relación de confianza con ellos, es el momento de convertirlo en cliente.

”¿Quieres que te ayudemos?”, enfatiza en los beneficios económicos, empresariales o sociales de tu servicio, puedes mostrar ejemplos, resultados o testimonios.

Cierra el evento digital con un CTA a la conversión.

5. Crea un título con empaque

Ahora que ya tienes definido y sabes que vas a hacer, es más fácil crear un título apropiado, para lo que deberemos tener claro cuáles son las preocupaciones o puntos de dolor de tu Key Decissor y cómo buscan soluciones al respecto en internet. Esto será clave a la hora de definir el título.

Ahora que ya tienes la estructura y el formato de tu evento digital, es momento de conseguir captar la atención de tus Cuentas Objetivo y hacer que los Key decissors de las mismas formen parte de tu evento digital industrial.

Cómo llenar un evento a distancia y darle continuidad a las acciones

Lo más importante es tener claro que un evento digital industrial, no se llena por arte de magia. Cómo pasa en la parte offline, es necesaria una cierta promoción, hacer un buen evento y crear acciones de seguimiento a los participantes.

En los casos de eventos industriales digitales, estas fases se categorizan en 3 fases que nos ayudarán a estructurar los esfuerzos y separar las acciones a realizar de cara a conseguir un evento a distancia que se nos ayude a cumplir las expectativas:

1. La fase Previa al evento digital

Durante los días previos es importante generar tráfico en torno al evento con promoción online del mismo. ¿Cómo podemos hacer esto? Algunas de las estrategias para potenciar la asistencia son:

  • Crear contenido específico para RRSS que difundimos durante las semanas previas
  • Lanzar un Email con la información más potente sobre el evento online
  • Generar una pequeña automatización de emails, que te permita re impactar sobre aquellos usuarios que más te interese
  • Activar Pop Ups en la Web, habilitando una página específica en la que los interesados se puedan inscribir
  • Utilizar las firmas de correo electrónico del departamento que más suele estar en contacto con el buyer persona al que te diriges
  • Apoyar tu evento con un Partner invitado que difunda entre su público tu evento, para dinamizar la acción entre gente que no te conozca.
  • Habilitar una automatización de emails y SMS, como recordatorio donde el contenido que difundamos sea informativo. Es interesante apoyarlo con algún teaser de “algo exclusivo que solo verán los asistentes”, para generar expectación.
  • Utilizar Ads, para maximizar el alcance

Es importante tener una BBDD categorizada. Para ello, las estrategias de automatización y de captación digital que esté llevando a cabo el departamento de márketing digital, serán clave a la hora de decidir a qué target queremos invitar a nuestro evento. Además, es importante reservar una pequeña parte de presupuesto para “vitaminar” la captación mediante Ads. Ya sean de Social Ads o Google Ads, que nos ayudarán a darle difusión al evento e impactar sobre nuestro target, aunque no lo tengamos es nuestra BBDD.

Utilizar herramientas de email marketing, combinadas con landings específicas del evento hacia la que dirigir tráfico de Ads ayudarán a captar nuevos inscritos en el evento. Las comunicaciones hacia usuarios no registrados durante las semanas previas deben de girar en torno a:

  • Reserva tu plaza
  • El tipo de evento y cómo va a resolver los pains de nuestro Key Decissor.
  • Utilizar estrategias de “Plazas limitadas” que nos ayuden a conseguir un cierto grado de exclusividad.
  • Descuento u oferta especial como por ejemplo charlas posteriores u otros incentivos por un periodo limitado.
  • Convocatoria de registro

Una vez inscritos, es muy importante que mantener “vivos” a los inscritos. Para esto, utilizaremos estrategias automatizadas, ya sea de email marketing, de SMS o incluso WhatsApp. Las comunicaciones a usuarios registrados deberán girar en torno a:

  • Generar expectativa con noticias relacionadas
  • Comunicación “reminder”
  • Pre Welcome, incluye la agenda y tips para disfrutar de la experiencia

2. Durante el evento

Mientras se efectúa el evento online, recabaremos información referente a la asistencia y monitorizamos la actividad en RRSS relacionada con los hashtags y menciones de ponentes y asistentes.

Además durante el evento, podemos lanzar preguntas, encuestas, asociar documentos para que puedan acceder los asistentes a información adicional y hasta crear ofertas y promociones exclusivas para los asistentes.

Muchas veces conseguimos que asista un gran número de personas a un evento digital. Lo normal es que vayan abandonando la sesión a medida que avanza el tiempo. Para esto, es importante tener en cuenta la duración del evento digital industrial.

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Además, la duración y el tipo de información a consumir es muy importante. Para esto podemos utilizar estrategias combinadas de Live Video y partes del evento pre grabadas y editadas. Esto es importante si lo que se quiere enseñar es un producto complejo o las características se tienen que enseñar de una forma específica. Poder pre-grabar partes del evento digital a mostrar, nos asegura una gran calidad y que podamos en postproducción ajustar el video, para que se enseñe exactamente lo que nos interesa. Esto, en entornos industriales, es vital. Muchas veces el directo puede jugar malas pasadas y más si no se tiene mucha experiencia.

El siguiente formato de evento digital, funciona muy bien para presentaciones de producto:

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Este formato se puede extrapolar a eventos más grandes, también con partes pregrabadas, con multi invitados, etc.

Durante la emisión deberemos también fomentar la conversación en torno al tema, monitorizando en RRSS la conversación y abriendo líneas de debate que podamos conducir. Para ello, podemos usar los hashtags en Twitter, Facebook Live o grupos de conversación en Linkedin.

3. Post evento

Una vez finalizado nuestro evento online industrial habrá que poner en marcha la estrategia post-evento que nos permitirá seguir comunicándonos con nuestras BBDD, con el objetivo de conducirlos por nuestro funnel de manera progresiva.

Para ello, utilizaremos la microsegmentación de la BBDD, que introduciremos en distintos workflows en función del lead scoring.

Algunos recursos que podemos generar en torno al evento son los siguientes:

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¿Cómo podemos saber si lo estamos haciendo bien?

Si es la primera vez que vas a realizar un evento industrial a distancia, te recomendamos que contactes con una empresa especializada que te pueda ayudar. En este caso, ya que has llegado al blog de Increnta, te animamos a contactar con nosotros a través de este enlace.

En las empresas Industriales y negocios B2B, no hay oportunidad para el error. Si aún así quieres aventurarte con toda la información que te hemos dado, te facilitamos también un embudo de conversión aproximado, que te servirá como guía para saber si estás activando bien tus acciones para el evento o no:

Ten en cuenta que este funnel es un ejemplo aproximado y dependerá de si has optado por calidad o cantidad, los ratios de conversión serán muy diferentes.

Además, como bien sabes, dentro del sector industrial hay infinidad de subsectores y cada uno tiene unas tasas de conversión. Si te interesa conocer un poco más acerca del funcionamiento del tuyo en el canal digital, estamos a tu disposición.

Cómo hablábamos al principio… estamos experimentado la digitalización express del sector industrial.

Por costes y retorno de la inversión, la digitalización de eventos industriales, ha venido para quedarse. Estamos seguros de que no van a sustituir a los grandes eventos presenciales, pero sí que los medianos y pequeños, desde ya… han pasado a un segundo plano siendo los que más van a poder utilizar los canales digitales para llegar a gente de todo el mundo, a un coste irrisorio.

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